Tableau Excel VS ATS : Que choisir ?

En moyenne, chaque offre d'emploi en entreprise attire 250 CV. Parmi ces candidats, 4 à 6 seront convoqués à un entretien, et un seul obtiendra le poste. Il est donc primordial d'organiser et de suivre tous les candidats, les notes, le calendrier et les résultats.

Excel est un excellent outil pour stocker et trier des données relativement simples et, avec des connaissances avancées, Excel est capable de beaucoup plus. Mais est-il capable de gérer efficacement les exigences d'un professionnel du recrutement moderne ? Avec l'avènement des ATS, cela ne semble plus être le cas. Excel VS ATS, lequel gagnera le match ?

Un ATS, c’est quoi ? 

Qu'est-ce qu'un ATS ? 

Un ATS (Applicant Tracking System) est un logiciel qui gère le processus de recrutement et d'embauche, y compris les offres d'emploi et les candidatures. Il organise les informations sur les demandeurs d'emploi et les rend consultables.

Comme son nom l'indique, un ATS suit les candidats tout au long du processus d'embauche. Il aide à planifier les entretiens, émet des notifications et des alertes, et envoie des courriels automatisés aux candidats et aux employés, comme les recruteurs et les responsables du recrutement.

Mais ces systèmes sont bien plus que des organisateurs. Un ATS est également utilisé pour trier les candidatures et recommander les meilleurs candidats. Il peut également rechercher des mots-clés ou utiliser des algorithmes de type IA pour effectuer une analyse plus approfondie du candidat. L'objectif est d'accélérer l'examen des candidatures.

Les responsables de l'embauche peuvent ensuite présélectionner les candidats à l'aide de l'ATS et suivre leur progression dans le processus d'embauche. En digitalisant ainsi le processus d'embauche, un ATS permet aux employeurs de gagner du temps et de l'argent.

Comment fonctionnent les ATS ?

Un système de suivi des candidats aide une organisation à gérer chaque étape du processus de recrutement, de la rédaction de l'offre d'emploi à la proposition d'emploi. L'ATS garde trace de toute l'activité qui se déroule autour du candidat.

Les étapes suivantes sont typiques d'un processus de recrutement : 

  • La demande d'emploi est créée et, si nécessaire, approuvée dans le système.
  • Le poste est publié à un ou plusieurs endroits, notamment en interne pour les employés, sur le site Web de l'organisation et sur des sites d'emploi externes.
  • Les candidats postulent au poste. Ils peuvent avoir à répondre à des questions relatives au poste, telles que leur expérience professionnelle et leur formation. Certains ATS peuvent être configurés pour rejeter automatiquement les candidats en fonction des réponses à certaines questions.
  • L'ATS peut analyser les CV et classer les nouvelles candidatures à mesure qu'elles sont soumises. 
  • Au même moment, un chasseur de tête approche les candidats. Grâce à l’ATS, il peut télécharger automatiquement toutes les données sur le candidat depuis LinkedIn dans un seul et même logiciel, accessible aux recruteurs. 
  • Le recruteur examine les candidatures dans le système et sélectionne les candidats à poursuivre. 
  • Des entretiens peuvent avoir lieu avec le recruteur, le responsable du recrutement et d'autres personnes si nécessaire. Des notes peuvent être saisies dans l’ATS après chaque entretien pour référence ultérieure.
  • Lorsque le candidat préféré est identifié, le recruteur utilise généralement l'ATS pour envoyer l'offre au candidat.
  • Si le candidat accepte l'offre, les fonctions d'accueil de l'ATS lui sont mises à la disposition, il peut lire et signer numériquement les politiques, remplir des formulaires en ligne et en apprendre davantage sur l'organisation.

Avantages et inconvénients d’un ATS VS Excel  

10 avantages d’un logiciel ATS

  1. Moins de tâches administratives qui épuisent les ressources et font perdre du temps.

Gérer le processus de recrutement au jour le jour avec le bon ATS signifie que vous passerez beaucoup moins de temps à répéter des tâches telles que le copier-coller, la recherche, le stockage et la sauvegarde.

  1. Un ATS vous permet de développer les talents et d’obtenir une valeur à long terme de votre vivier de candidats.

Il y a des perles à trouver dans les candidatures antérieures, mais enfouies dans des feuilles de calcul et des boîtes de réception, elles perdent toute valeur.

  1. Il permet d'élaborer une stratégie d'embauche éclairée.

Il est difficile de prendre des décisions à long terme fondées sur des données concernant le recrutement futur avec des systèmes disparates. L’ATS vous permet d’appliquer un processus cohérent grâce à ses outils d'analyse du recrutement.

  1. Le délai d'embauche est raccourci.

 Mesure clé de l'efficacité du recrutement, le délai d'embauche est une forte indication de la performance d'une équipe de recrutement. En gérant automatiquement des tâches qui se faisaient manuellement, il faut moins de temps pour passer du stade de la candidature à celui de l'acceptation et cela coûte moins cher.

  1. L'expérience du candidat répond à ses attentes.

 Un système de gestion groupé et intégral offrira un processus transparent, enrichi et informé aux demandeurs d'emploi et aux candidats.

  1. La marque employeur est renforcée

Une bonne expérience du candidat améliore la réputation de votre entreprise et a un impact sur votre activité. Les entreprises dont la marque est forte ont un coût par embauche plus faible et attirent de meilleurs candidats.

  1. La publication automatique des offres d'emploi est efficace et rapide 

La publication automatique d'offres d'emploi sur des sites d'annonces et de médias sociaux vous fait gagner du temps, allège votre liste de tâches administratives et offre plus de garanties de succès.

  1. Les candidats de qualité sont ciblés plus facilement

Il est désormais facile de savoir où en sont les candidats dans le processus d'embauche, et par conséquent, aucun ne se perd en cours de route. Une communication riche et fréquente conduit les candidats à rester concernés.

  1. La conformité est respectée

Avec une approche normalisée et des outils spécialisés pour la vérification des antécédents professionnels, il est plus facile de protéger les données sensibles des candidats et de démontrer que vous respectez les lois et réglementations en matière de protection des données.

  1. La collaboration au sein de l'équipe est plus forte

Si vous utilisez une approche groupée pour gérer le recrutement, il est plus simple de constituer une équipe de recrutement cohérente et efficace, avec un accès partagé à toutes les informations et communications pertinentes.

3 raisons pour lesquelles Excel ne fait pas l'affaire pour le recrutement

  1. Stockage, présentation et recherche de données

Excel peut stocker une quantité massive de données simples. La quantité de données qu'Excel peut stocker n'est pas le problème, c'est le type de données, la façon dont les données sont présentées et la possibilité de recherche qui limite les professionnels du recrutement.

Si vous travaillez avec Excel, vous devrez passer d'un programme à l'autre et disposer d'un système de classement extrêmement organisé pour éviter d'égarer des informations essentielles.

Au fur et à mesure que de nouveaux candidats s'inscrivent, les données s'accumulent rapidement et il devient de plus en plus difficile de trouver ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin.

  1. Collaboration et confidentialité

Les documents Excel standard sont limités car ils ne peuvent être modifiés que par un seul utilisateur à la fois. Les documents téléchargés à partir d'un stockage cloud, modifiés puis replacés sur le réseau entraînent souvent une perte de données, car les modifications apportées par les utilisateurs sont écrasées.

Il peut arriver que vous souhaitez masquer des données spécifiques à une sélection d'utilisateurs. Dans Excel, vous pouvez protéger les feuilles individuelles par un mot de passe, mais cela ne garantit pas la sécurité des données. Un problème potentiel si vous utilisez Excel pour stocker des informations sensibles.

  1. Intégrations et flux de travail

Si vous utilisez Excel pour stocker des données, il y a de fortes chances que vous utilisiez une application de traitement de texte pour prendre des notes, ainsi qu'un calendrier et une application de messagerie pour gérer les communications.

Plus vous passez d'un logiciel à l'autre, plus vous perdez de temps. À mesure que le recrutement évolue, vous serez de plus en plus tributaire de plusieurs applications. Cela créera un flux de travail décousu et complexe, ce qui augmentera la probabilité d'erreurs.

Excel est une excellente application qui a de nombreuses utilisations dans le monde des affaires, mais elle n'est pas faite pour gérer le flux de travail du recrutement moderne.

Marvin ATS, pourquoi est-ce pratique ? 

Marvin Recruiter est idéal pour accompagner dans les activités de recrutement.

L'ajout des candidats proposés via la plateforme en 1 clic grâce à l'IA permet de gagner beaucoup de temps sur le sourcing, et la recherche avancée dans la base de données rend le sourcing plus intelligent et mieux ciblé pour offrir un accompagnement plus qualitatif.

D'autre part, le workflow permet d'organiser simplement la journée de travail, en centralisant les candidats à appeler à un seul endroit, sans être pollué par d'autres informations. Tout ce dont un recruteur a besoin sur une seule et même plateforme : statistiques, suivi des processus et vivier de candidats. 

L'équipe de Marvin Recruiter est également disponible pour personnaliser au maximum la plateforme en fonction de vos besoins.

Côté gestion, l'outil permet de suivre les performances globales et individuelles de mon équipe pour m'assurer que chaque commercial atteint ses objectifs. 

Conclusion  

Bien qu'Excel soit une excellente application avec un large éventail d'utilisations dans le monde des affaires, il n'est pas conçu pour gérer le flux de travail du recrutement moderne. 

Comme Marvin Recruiter, il existe de nombreuses solutions qui développent des logiciels de recrutement pour les professionnels du recrutement. Ces ATS permettent de gérer l'ensemble du processus de recrutement à partir d'un système unique et hautement intégré.

Grâce à des fonctionnalités telles que l'automatisation des tâches clés, l'analyse intelligente des CV, la connectivité aux réseaux sociaux et aux sites d'emploi, la puissante intégration de LinkedIn et la gestion bidirectionnelle des e-mails, les ATS ont fait la preuve de leur efficacité et de leur rentabilité.

N’attendez plus pour tester notre solution Marvin Recruiter et ainsi vous faire votre propre avis sur Excel VS ATS !

Marvin Recruiter est un outil SaaS destiné aux recruteurs. C’est un ATS et CRM tout-en-un qui permet de sourcer sur Linkedin, retrouver des candidats dans sa base de données et suivre ses performances de recrutement.
Notre solution s’appuie sur les technologies de l’Intelligence Artificielle, du Marketing Automation et du CRM.

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